Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan yang Diusulkan untuk Meningkatkan Keberhasilan Proyek Sistem Informasi

Proyek sistem informasi adalah upaya kolektif, kolaboratif, kompleks, intensif pengetahuan dan kreatif yang melibatkan banyak orang yang bekerja dalam fase dan aktivitas yang berbeda. Oleh karena itu, pengetahuan dan pengelolaannya dianggap sebagai sumber daya yang berharga untuk menjamin keberhasilan proyek-proyek tersebut.

Makalah ini bertujuan untuk menyajikan kerangka konseptual yang mengintegrasikan proses manajemen pengetahuan (penemuan, penangkapan, berbagi, dan aplikasi) selama fase manajemen proyek sistem informasi (inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan) yang diharapkan akan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek SI, melalui peningkatan pertukaran dan transfer pengetahuan dan pengalaman di antara anggota tim. 

Hal ini juga diharapkan akan menghasilkan pembentukan gudang pengetahuan yang akan berfungsi sebagai referensi praktik terbaik dan pembelajaran yang akan mendukung pengambilan keputusan untuk proyek-proyek futuristik yang akan datang.

PENDAHULUAN

Pada penelitian kali ini, terdapat beberapa masalah yang terjadi:

• Tingkat Perputaran Karyawan yang Tinggi
• Mengakibatkan atrisi dan hilangnya pengetahuan bagi pesaing. 
• Dengan demikian proyek SI yang dilakukan oleh perusahaan tersebut akan terkena dampak negatif dan dapat meningkatkan kemungkinan kegagalan proyek.
• Keragaman tingkat pengetahuan dan keahlian antar anggota tim
• Sifat intangibility proyek SI memaksa kebutuhan untuk sepenuhnya memanfaatkan pengetahuan pekerja selama semua fase proyek untuk mendapatkan hasil proyek dengan kualitas yang cukup baik.
• Kelangkaan sumber daya dalam hal waktu, anggaran, material, dan manusia.
• Perlunya pengiriman hasil proyek tepat waktu dengan kualitas tinggi dan risiko rendah.
• Manajemen pengetahuan berperan untuk memanfaatkan sumber daya sebaik-baiknya dan mendapatkan manfaat maksimal untuk meningkatkan tingkat keberhasilan proyek SI.

Oleh karena itu, diperlukan manajemen pengetahuan dalam mengelola masalah- masalah tersebut. Manajemen pengetahuan berfungsi agar suatu organisasi memiliki keunggulan kompetitif yang panjang, mereka harus didorong oleh pengetahuan. (Holsapple dan Joshi, 2002). Manajemen pengetahuan memainkan peran penting untuk penemuan, penangkapan, berbagi dan penerapan pengetahuan. Manajemen pengetahuan dapat memiliki pengaruh yang besar dalam mengurangi risiko organisasi.

TINJAUAN PUSTAKA

Saat ini, peningkatan permintaan untuk proyek SI dan permintaan untuk karyawan yang terampil, berpengetahuan dan berpengalaman juga meningkat di seluruh dunia (Alawneh et al 2008). Hal tersebut diakibatkan tingginya tingkat kegagalan pada proyek-proyek yang berlangsung. Kegagalan proyek sendiri dapat diakibatkan oleh beberapa hal, diantaranya:

1. Kurangnya pengetahuan yang ditemukan dan ditangkap untuk pekerja proyek
2. Kurangnya berbagi pengetahuan di antara anggota proyek
3. Penerapan pengetahuan yang tidak tepat selama semua fase proyek
4. Pengumpulan pengetahuan yang tidak sistematis

Menurut Alawneh et al (2009), Organisasi yang mengelola pengetahuan lebih baik akan lebih berhasil menghadapi tantangan lingkungan bisnis baru. Ini dilihat sebagai faktor kunci dalam mewujudkan dan mempertahankan kesuksesan organisasi untuk meningkatkan efisiensi, inovasi dan persaingan.

Oleh karena itu, dibangunlah beberapa framework manajemen pengetahuan, diantaranya adalah:

1. Alhawari dkk. (2012) menyajikan kerangka kerja konseptual yang disebut manajemen risiko berbasis pengetahuan (KBRM) yang menggunakan proses KM dalam proses manajemen risiko untuk meningkatkan efisiensi proses perencanaan respons risiko dan dengan demikian meningkatkan efektivitas dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan dalam proyek-proyek IT yang inovatif.
2. Reich dkk. (2012) mengusulkan dan menguji secara empiris model manajemen pengetahuan dan pengetahuan berbasis proyek dalam proyek-proyek IT. Mereka mengkonseptualisasikan manajemen pengetahuan sebagai konsep tiga dimensi yang terdiri dari stok pengetahuan, lingkungan pendukung, dan praktik pengetahuan. Lebih lanjut mereka menyarankan bahwa manajemen pengetahuan memungkinkan penciptaan dan penyelarasan tiga jenis pengetahuan berbasis proyek yang sangat penting untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan: pengetahuan desain teknis, pengetahuan perubahan organisasi dan pengetahuan nilai bisnis. Hasil statistik mendukung konseptualisasi model dari konstruksi kunci dan menunjukkan bahwa manajemen pengetahuan dalam proyek IT berkontribusi pada penciptaan dan penyelarasan pengetahuan berbasis proyek yang penting.
3. Neves dkk. (2014) menganalisis integrasi teknik manajemen pengetahuan ke dalam aktivitas manajemen risiko yang berlaku untuk proyek pengembangan perangkat lunak perusahaan mikro dan kecil berbasis teknologi diinkubasi Brasil. Mereka menemukan bahwa faktor risiko utama bagi para manajer dan pengembang adalah bahwa ruang lingkup atau tujuan seringkali tidak jelas atau disalahartikan. Untuk manajemen risiko, perusahaan telah menemukan bahwa teknik manajemen pengetahuan dari "kombinasi" konversi akan menjadi yang paling dapat diterapkan untuk digunakan; namun, yang paling umum digunakan mengacu pada mode konversi sebagai "internalisasi".
4. Mehta dkk. (2014) mengeksplorasi peran ketidakpastian proyek dalam proyek teknologi informasi dan pengetahuan dalam tim pengembangan perangkat lunak. Hasilnya menunjukkan bahwa baik pertukaran dan kombinasi diperlukan untuk menjelaskan hubungan sepenuhnya dan bahwa pertimbangan hasil proyek juga penting.
5. Terzieva (2014) meneliti manajemen pengetahuan khususnya pada manajemen pengetahuan proyek dan bagaimana organisasi berubah menjadi pembelajaran praktik dari pengalaman untuk menangkap, berbagi dan menyimpan pengetahuan pada waktunya. Hasilnya menunjukkan bahwa kegagalan dan kisah sukses adalah sumber pengetahuan baru yang dapat hilang jika tidak ditangkap dan disimpan oleh mereka yang pernah mengalami situasi tertentu, dan dibagikan dengan semua orang lain yang telah mengerjakan proyek atau akan mengerjakan proyek yang akan datang.

KERANGKA YANG DIUSULKAN

Komponen berikut dalam kerangka kerja adalah proses berbagi pengetahuan yang berfokus pada penyebaran pengetahuan di semua anggota tim proyek

Komponen berikut dalam kerangka kerja adalah proses berbagi pengetahuan yang berfokus pada penyebaran pengetahuan yang ditangkap di antara semua anggota tim proyek. Ini mencakup dua mode konversi, sub-proses pertukaran yang cenderung mengkomunikasikan, menyebarkan dan mentransfer pengetahuan eksplisit (EK) yang ditangkap tentang fase perencanaan proyek di antara anggota tim menggunakan presentasi sebagai mekanisme dan sistem pencari keahlian sebagai teknologi. Serta subproses sosialisasi yaitu pertemuan tatap muka antar anggota tim untuk berbagi pengetahuan implisit (TK), menggunakan mekanisme brainstorming dan teknologi video-conferencing seperti yang telah dikemukakan sebelumnya. Kedua sub-proses ini juga mendukung fase perencanaan proyek di mana pengetahuan kolektif bersama didistribusikan ke anggota tim proyek untuk melakukan tugas fase perencanaan. Oleh karena itu, anggota tim proyek yang terlibat dalam proyek SI dapat berbagi pengalaman mereka dalam tahap perencanaan. Setelah menyelesaikan semua tugas tahap perencanaan, pengetahuan baru diperoleh di sana yang disebut domain proyek baru dan pengetahuan sumber daya yang dapat berfungsi sebagai masukan untuk tahap pelaksanaan proyek.

Proses penerapan pengetahuan yang bermaksud untuk memanfaatkan sepenuhnya dan menggunakan pengetahuan bersama untuk membuat keputusan, memandu tindakan, dan melakukan tugas-tugas organisasi untuk berkontribusi langsung pada kinerja organisasi. Ini mencakup dua mode konversi, sub-proses pengarahan di mana individu yang memiliki pengetahuan mengarahkan tindakan individu lain tanpa mentransfer ke individu tersebut pengetahuan yang mendasari arahan menggunakan mekanisme help desk dan teknologi sistem pendukung keputusan (DSS). Serta subproses rutinitas yang memanfaatkan pengetahuan yang tertanam dalam prosedur, aturan, dan norma yang memandu perilaku masa depan dengan menggunakan praktik kerja sebagai mekanisme dan sistem informasi manajemen (SIM) sebagai teknologi. Kedua sub-proses ini mendukung tahap pelaksanaan proyek untuk melakukan tugasnya melalui pengetahuan konseptual dan pengetahuan tertanam yang dihasilkan dari aplikasi pengetahuan. Oleh karena itu, anggota tim proyek yang terlibat dalam proyek SI dapat berbagi pengalaman mereka dalam tahap pelaksanaan. Setelah menyelesaikan semua tugas tahap pelaksanaan, pengetahuan baru diperoleh di sana yang disebut kemajuan proyek baru dan pengetahuan status yang dapat berfungsi sebagai masukan untuk tahap penutupan proyek yang pada gilirannya setelah menyelesaikan tugas-tugasnya akan menghasilkan pengetahuan manajemen proyek baru yang akan disimpan di repositori memori proyek.

Di akhir kerangka kerja, terdapat penyimpanan memori proyek yang mencakup pengalaman proyek, keterampilan, pelajaran yang dipelajari, dan praktik terbaik yang akan ditambahkan ke lokasi pengetahuan organisasi. Dengan demikian jika pengetahuan atau keahlian diperlukan selama proyek yang akan datang, repositori dipanggil untuk mencari melalui proyek serupa sebelumnya untuk mengambil pelajaran sebelumnya yang sesuai atau praktik terbaik untuk membantu dalam menghadapi situasi tersebut.

Hal ini dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan anggota tim untuk keadaan proyek yang dihadapi di masa depan yang sangat cocok dengan praktik sebelumnya. Selain itu, repositori memori proyek membantu dalam menyediakan referensi dan pedoman untuk menghadapi tantangan, kesulitan, dan celah apa pun yang mungkin terjadi dalam proyek mendatang untuk menghindari kesalahan atau ancaman yang terjadi. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk lebih siap dan memenuhi syarat untuk proyek masa depan, yang pada gilirannya menghasilkan peningkatan tingkat keberhasilan proyek dan mengurangi kegagalan.

KESIMPULAN

• Pengetahuan adalah sumber daya yang paling kuat dalam sebuah organisasi.
• Kerangka kerja manajemen pengetahuan yang diusulkan untuk proyek SI dapat menjadi dasar bagi perusahaan IT untuk memastikan bahwa pengetahuan dari satu proyek SI siap digunakan dalam proyek serupa di masa depan untuk mengurangi pengerjaan ulang dan pengulangan, kesalahan, kesenjangan dan duplikasi tugas serupa.
• Kerangka yang diusulkan juga berpotensi untuk mengurangi kemungkinan kegagalan proyek SI, penundaan, penghentian, inefisiensi dan ketidakefektifan.