Penerapan Rekayasa Ulang Proses Bisnis sebagai Alat Peningkatan Proses: Studi Kasus

Dalam lingkungan yang kompetitif di mana organisasi beroperasi, kelangsungan hidup bergantung pada eksploitasi sumber daya yang langka dengan biaya yang efektif. Oleh karena itu, Manajemen senior harus memanfaatkan setiap alat yang tersedia di gudang senjata mereka untuk mencapai tujuan yang disebutkan di atas. Business Process Reengineering (BPR) merupakan salah satu metode untuk mewujudkannya.

PENDAHULUAN

I.    PENERAPAN BPR

Penerapan BPR dalam organisasi merupakan metodologi yang Revolusioner dikarenakan membawa perubahan mendasar dan perancangan ulang radikal dari setiap proses yang terpengaruh harus dilakukan. Jika diterapkan dengan benar, maka akan mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat dan menghasilkan hasil yang jelas, tidak ambigu, dan terukur. Pengukuran Produktivitas Karyawan merupakan salah satu indikator untuk melakukan BPR. Produktivitas karyawan yang rendah dapat menjadi indikasi proses yang boros dan tidak efisien. Karenanya, untuk tetap kompetitif, organisasi harus menjadi efektif dan efisien. Akan tetapi, terdapat beberapa hal yang perlu dipahami sebelum melakukan BPR:

1. Kerugian yang terjadi biasanya disebabkan oleh proses yang dirancang dengan buruk
2. Jauh lebih sulit untuk mendeteksi inefisiensi dalam proses bisnis yang berkinerja buruk daripada ketidakcukupan dalam proses manufaktur yang berkinerja buruk.
3. Waktu aktivitas yang diperlukan untuk menambah nilai pada proses bisnis kurang dari lima persen dari keseluruhan waktu aktivitas yang berkaitan dengan proses bisnis.
4. Lebih banyak waktu diperlukan untuk merancang dan mengembangkan proses bisnis
5. Setiap proses bisnis membahas aspek lintas fungsi dalam suatu organisasi. Akibatnya, proyek perbaikan akan memakan waktu jauh lebih lama daripada proses pembuatannya.
6. BPR harus dilihat sebagai pelengkap perbaikan berkelanjutan.

II.    HAL-HAL TERKAIT BPR

1. Pelanggan: Produk atau layanan harus memenuhi setiap kebutuhan pelanggan.
2. Staff: Memenuhi peran penting dan patut dibekali dengan berbagai macam pelatihan.
3. Kapasitas: Dapat meningkatkan bisnis secara dramatis.
4. Harapan: Waktu siklus yang lebih baik, biaya proses, dan kepuasan pelanggan.
5. Komunikasi: Memiliki peran penting dalam mengurangi rasa takut dan ketidakpastian.
6. Metriks: Didefinisikan secara terukur dan eksplisit.
7. Resktruktur: Dilakukan dari atas ke bawah.
8. Perbaikan: Perbaikan optimal pada proses tidak bisa terlalu ditekankan.
9. Hambatan: Emosional maupun psikologis, harus diatasi dan dikelola selama proyek berlangsung.

LATAR BELAKANG

Objek studi pada jurnal ini adalah sebuah perusahaan manufaktur internasional yang beroperasi di West Rand dan Johannesburg. Peningkatan permintaan produknya menyebabkan penawaran produknya ke pasar yang lebih luas. Pada akhirnya, perusahaan ini pun memperluas jangkauan produknya melalui akuisisi mitra strategis dari Italia. Namun karena satu dan lain hal, organisasi ini mengalami kesulitan keuangan. Akhirnya, Fasilitas Johannesburg ditutup dan peralatan serta seluruh tenaga kerja dipindahkan ke pabrik West Rand. Dikarenakan masalah tersebut, keluarlah ultimatum dari organisasi induk untuk memperbaiki proses pada sistem pabrik. Manajemen menyadari bahwa bantuan eksternal harus dicari untuk membalikkan keadaan. Sehingga, Diadakan penyelidikan, dan diperoleh hasil bahwa sebagian besar proses tidak berfungsi dan membutuhkan desain ulang.

METODOLOGI

Pendekatan penelitian kualitatif diadopsi dikarenakan BPR dilakukan melalui kesadaran akan penjelasan fundamental teori, pemikiran, dan inspirasi dalam menemukan solusi yang tepat. Hal ini juga memungkinkan seorang peneliti untuk bersikap ketat dengan pertanyaan yang sedang diteliti. Hal tersebut dilakukan dengan cara: Survei, Eksperimen, Studi Kasus/Evaluasi Program, Etnografi.

Akhirnya, analisis akademis sistematis dari literatur yang ada pada metodologi erat dilakukan dikarenakan Organisasi yang diteliti mengalami banyak masalah, dengan proses yang tidak berfungsi sebagaimana yang telah dirancang untuk dilakukannya. Proposal dibuat untuk membantu organisasi dalam memperkenalkan tindakan perbaikan.

Berdasarkan hasil analisis, Metodologi studi kasus yang dilakukan dengan diskusi yang mendalam. Hal ini dikarenakan metode tersebut Memungkinkan seorang peneliti untuk memulai penelitian yang melibatkan pemeriksaan ketat dari praktik saat ini.

TINJAUAN PUSTAKA

I.    LANDASAN TEORI

Terdapat beberapa pedoman dalam melakukan BPR:

• Pemahaman tentang konsep BPR akan menuntut organisasi memiliki visi yang jelas mengapa mereka menjalankan bisnis tersebut. 
• Peserta dalam proyek BPR harus memahami implikasi penuh dari deskriptor "radikal", jika tidak, seluruh proyek akan runtuh dan gagal, dan sejumlah besar sumber daya yang langka akan dikonsumsi tanpa manfaat apa pun bagi organisasi. 
• Proses sebelumnya harus dihentikan untuk menjamin bahwa itu tidak memberikan pengaruh negatif pada proses baru. 
• Kepuasan pelanggan dengan produk yang dibeli adalah elemen lain dari keunggulan kompetitif organisasi. 
• Kepuasan pelanggan hanya dapat dicapai dengan mengubah model bisnis organisasi yang diteliti secara radikal. 
• Anggota tim proyek BPR harus selalu mempertanyakan tolak ukur yang berlaku di dalam organisasi.

Tabel tersebut menggambarkan berbagai perbaikan yang mungkin dilakukan melalui implementasi proyek BPR yang benar. Pemahaman yang mendalam tentang organisasi harus dikumpulkan melalui penilaian menyeluruh dari keduanya.

• Kategori 1: Menghasilkan desain ulang yang lengkap dari suatu proses.
• Kategori 2: Membawa perbaikan pada bidang lintas fungsi dalam organisasi
• Kategori 3: Pemeriksaan dan perumusan ulang akhir dari misi dan pernyataan visi organisasi.

II.    FASE UTAMA BPR

1. Anggota tim akan fokus pada bagian penting dari tujuan yang ingin dicapai dan hal-hal yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi proses yang sedang diselidiki harus diak
2. Jalannya proyek BPR akan dijelaskan. Strategi yang ditetapkan untuk proyek harus dapat diukur dan dicapai, karena ini akan menjadi tujuan implementasi dalam mencapai peningkatan besar yang diperlukan untuk keberhasilan proyek BPR tertentu.
3. Maksud dan tujuan proyek BPR akan mendapat perhatian. Oleh karena itu, proses dengan probabilitas peningkatan tertinggi harus diidentifikasi sehingga ancaman malfungsi proyek BPR bisa dikelola dan dikurangi.
4. Fase desain dari proses baru yang akan diterapkan. Anggota tim BPR harus mengembangkan, merancang dan menguji sejumlah proses baru sebelum memilih proses terbaik untuk kondisi saat ini.
5. Berkaitan dengan aktivitas yang diperlukan untuk menugaskan proses baru. Fase ini juga dikenal sebagai fase inisiasi dari proses baru.
6. Menginformasikan kegiatan yang akan dilakukan untuk memulai dengan pelaksanaan proses baru yang sebenarnya. Satu-satunya cara untuk menjamin implementasi yang sukses adalah dengan memastikan bahwa proses tersebut memiliki struktur fundamental yang kuat.

III.    ATURAN UMUM TERKAIT BPR

1. Peran: Manajemen harus mengidentifikasi champion pada awal proyek BPR
2. Persepsi: Memahami proses baru akan menghilangkan rasa takut.
3. Keterampilan: Keterampilan penting yang dibutuhkan oleh agen perubahan adalah penilaian risiko
4. Budaya: Budaya business as usual perlu diatasi jika ingin menjamin keberhasilan proyek BPR

IV.    PEDOMAN DASAR DALAM MELAKUKAN BPR

• Proyek BPR tidak boleh didirikan untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas tertentu
• Keberhasilan proyek BPR dapat dijamin hanya jika anggota staf dalam proses yang terkena dampak terlibat penuh dalam proses implementasi
• Poin keputusan dalam proses harus diposisikan di tempat fungsi dijalankan.
• Sangat penting untuk memasangkan aktivitas paralel.
• Data yang akan menginformasikan perubahan yang diperlukan harus dikumpulkan dengan cermat
• Penting untuk memastikan fakta tentang proses hanya sekali dan dari sumbernya.

KESIMPULAN

• BPR akan memastikan desain ulang radikal dari proses organisasi yang kuno dan berlebihan.
• Kurangnya komitmen manajemen meningkatkan kemungkinan proyek akan gagal. Peserta dalam proyek BPR harus memiliki pemahaman yang jelas tentang peran penting lingkup proyek.
• Tim harus dibentuk dan dikelola dengan tepat.